Warszawa: PRZYGOTOWANIE, ORGANIZACJA I OBSŁUGA LOGISTYCZNA TRZECH KONFERENCJI NAUKOWO-TECHNICZNYCH ORGANIZOWANYCH W RAMACH MICROWAVE AND RADAR WEEK MRW-2012
Numer ogłoszenia: 227936 - 2011; data zamieszczenia: 03.08.2011

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Wojskowa Akademia Techniczna , ul. Kaliskiego 2, 00-908 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 6837865, faks 022 6837977.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.wat.edu.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Uczelnia publiczna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: PRZYGOTOWANIE, ORGANIZACJA I OBSŁUGA LOGISTYCZNA TRZECH KONFERENCJI NAUKOWO-TECHNICZNYCH ORGANIZOWANYCH W RAMACH MICROWAVE AND RADAR WEEK MRW-2012.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie, organizacja i obsługa trzech konferencji naukowo-technicznych organizowanych w ramach Microwave and Radar Week MRW-2012. Wynajęcie sal konferencyjnych oraz innych pomieszczeń i powierzchni, w kształcie zbliżonym do prostokąta, bez przeszkód np. kolumny, uniemożliwiających kontakt wzrokowy, umożliwiających przeprowadzenie działań wyspecyfikowanych w załączniku, dla liczby osób określonych w punkcie B, wraz z odpowiednim wyposażeniem: obiekt o standardzie co najmniej hotelu 5-gwiazdkowego, położony w odległości nie większej niż 15 km od Dworca Centralnego posiadającym dogodne połączenie komunikacją miejską. Wykonawca, w salach i pomieszczeniach konferencyjnych zapewni ustawienie miejsc teatralne, klimatyzację, odpowiednie nagłośnienie (minimum 2 mikrofony w tym jeden bezprzewodowy), projektor multimedialny, ekran o wymiarach nie mniejszych niż 200cmx250cm), tablice typu flipchart, zaplecze sanitarne (oddzielnie dla kobiet i mężczyzn), personel do obsługi recepcji konferencji, rejestracji gości, dystrybucji materiałów konferencyjnych oraz szatnię z obsługą. Gotowość sal i urządzeń (ekran, rzutnik itp.) powinna być zgłoszona do organizatora na godzinę przed planowaną rejestracją gości lub na godzinę przed rozpoczęciem poszczególnych sesji. Sale oraz sanitariaty w trakcie trwania konferencji powinny być zabezpieczone przed dostępem osób trzecich. Gotowość sal konferencyjnych do przyjęcia uczestników konferencji na 30 min. przed rozpoczęciem poszczególnych sesji, sal i pomieszczeń technicznych wg ustaleń roboczych po podpisaniu umowy. Aranżacja sal (ustawienie stołów, krzeseł) powinna zostać przedstawiona w formie graficznej na 14 dni przed planowaną konferencją do akcpetacji Zamawiającego. Zamawiający w przeciągu 2 dni, zgłosi uwagi lub dokona akceptacji projektu. W przypadku braku akceptacji, Wykonawca dokona zmian w aranżacji do ponownego przedstawienia jej Zamawiającemu do akcpetacji. Sale konferencyjne, w których będa odbywać się sesje muszą znajdować się w zakresie jednej lokalizacji (obrębie jednego budynku), na parterze, pierwszym lub maksymalnie na drugim piętrze. Zamawiającey nie dopuszcza mozliwości przemieszczania się grup uczestników konferencji w ramach danej sesji pomiędzy budynkami znajdującymi się w różnych lokalizacjach. Zamawiający dopuszcza możliwość zwiększenia czasu trwania przerw technicznych pomiędzy posiedzeniami sesji plenarnych i specjalistycznych oraz ceremonii otwarcia (zamknięcia) i czasu przeznaczonego na posiłki. Ostatecznie zostanie on uzgodniony podczas kontaktów roboczych, po wyborze oferty na 60 dni przed terminem rozpoczęcia MRW-2012. Dodatkowo Wykonawca powinien udostępnić: 1). pomieszczenie o powierzchni nie mniejszej niż 50 m2 lub wydzielone miejsce (hol) o porównywalnej powierzchni do zawieszenia plakatów o formacie A1 (A0) lub roll-upów o wymiarach 100cmx200cm w liczbie ok. 50 szt. plakatów (roll-upów). 2). wydzielone pomieszczenia o powierzchni nie mniejszej niż 75 m2 lub duży hol o porównywalnej powierzchni na której będą umieszczone stoiska z ekspozycjami sponsorów i innych firm chcących zaprezentować swoje osiągnięcia w czasie trwania konferencji. 3). pomieszczenie techniczne o powierzchni nie mniejszej niż 20 m2 zamykane na klucz do przechowywania materiałów konferencyjnych, które powinno znajdować się na parterze budynku w bliskiej lokalizacji miejsca do rejestracji uczestników konferencji. 4). wydzielone miejsce w holu w bliskiej odległości od pomieszczenia wymienionego w pkt 3.) spełniającej rolę recepcji sekretariatu dla uczestników konferencji. W miejscu tym powinien być dostęp do sieci energetycznej (min. 4 gniazdka z uziemieniem) oraz Internetu przewodowego. 5). pomieszczenie techniczne o powierzchni nie mniejszej niż 20 m2 z które powinno znajdować się na parterze budynku w bliskiej lokalizacji miejsca do rejestracji służące jako szatnia dla uczestników konferencji. Wykonawca w celu rozreklamowania konferencji powinien zapewnić stelaże na tablice informacyjne: przed wejściem do budynku, w holu budynku, przed salami konferencyjnymi, w salach konferencyjnych, na których będą umieszczone materiały dostarczone przez Zamawiającego. Zakwaterowanie uczestników konferencji - 150 miejsc noclegowych (w tym 60 osób zakwaterowanych w pokojach 1 - osobowych o wyższym standardzie, 40 osób zakwaterowanych w pokojach jednoosobowych i 50 osób zakwaterowanych w pokojach 2-osobowych) z zastrzeżeniem zawartym w punkcie B. Zamawiający przyjmuje do wiadomości, że uczestnicy konferencji będą mogli być zakwaterowani w odległości nie większej niż 300 metrów niż miejsce organizowania konferencji. Każdy uczestnik konferencji wraz z noclegiem otrzyma śniadanie. Zamawiający informuje, że każdy z uczestników konferencji ponosi samodzielnie koszty zakwaterowania i wyżywienia (śniadanie). Zapewnienie parkingu dla Zamawiającego (min. 20 miejsc parkingowych) w garażu podziemnym gdzie będzie odbywała się konferencja lub w innym miejscu wskazanym przez organizatora, ale w odległości nie większej niż 200 m od miejsca organizacji konferencji..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: tak.

• Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających
• Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 ustawy Prawo zamówień publicznych do kwoty 35.000,00 zł (netto)

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.12.00.00-7, 55.30.00.00-3.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Rozpoczęcie: 21.05.2012.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.2) ZALICZKI

• Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia: nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • 4) Decyzja administracyjna marszałka województwa o zaszeregowaniu obiektu hotelarskiego do określonego rodzaju oraz kategorii, stosownie z art. 35 ust. 1 w związku z art. 42 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (Dz. U. z 2004r. Nr 223, poz. 2268)

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:

  • koncesję, zezwolenie lub licencję

• III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

• III.4.3.2) zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego miejsca zamieszkania albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy - wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert - albo oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się takiego zaświadczenia

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

Oferta składana przez Wykonawcę winna również zawierać: 1) Formularz ofertowy stanowiący załącznik nr 1 do SIWZ, 2) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowiący załącznik nr 3 do SIWZ, 3) Wymagania do szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia stanowiące załącznik nr 5 do SIWZ, 4) Rozkład sesji Microwave Radar and Week 2012 stanowiący załącznik nr 6 do SIWZ, 5) Przykładowe menu stanowiące załącznik nr 7 do SIWZ, 6) pełnomocnictwo do podpisania oferty, jeżeli nie wynika ono z załączonych dokumentów wymaganych postanowieniami niniejszego ogłoszenia. 7) oświadczenia i dokumenty, w formie oryginału lub kserokopii wymienione w ogłoszeniu

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne: nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna: nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwiększenia lub zmniejszenia ilości uczestników konferencji w granicach +/- 20%. Wynikające z tej sytuacji rozliczenia finansowe pomiędzy stronami będą dotyczyły rzeczywistej ilości uczestników

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.wat.edu.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Sekcja Zamówień Publicznych, 00-908 Warszawa, ul. gen. Sylwestra Kaliskiego 2, Budynek Nr 22, pokój Nr 5 (wejście przez biuro przepustek)..

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 11.08.2011 godzina 09:00, miejsce: Wojskowa Akademia Techniczna im. Jarosława Dąbrowskiego, 00-908 Warszawa 49, skr. poczt. 50, ul. gen. Sylwestra Kaliskiego 2 z terminem doręczenia do dnia 11.08.2011r. do godz. 9:00.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie