1 sierpnia dobiegła końca sprzedaż akredytacji na Europejski Kongres Kultury, który odbędzie się od 8 do 11 września tego roku we Wrocławiu. Obsługę zgłoszeń kilku tysięcy uczestników i wolontariuszy usprawnił internetowy system rejestracji uczestników Conrego. System ten będzie również ważnym narzędziem w zarządzaniu widownią większości imprez składających się na EKK.

Na potrzeby Europejskiego Kongresu Kultury w krótkim czasie udało się uruchomić obsługę trzech różnych i niezależnych procesów rejestracji: wolontariuszy, uczestników EKK i uczestników koncertów w ramach Kongresu podzielonych na osiemnaście kategorii – mówi Tomasz Chrościechowski, twórca i właściciel Conrego.

System Conrego został wyposażony w moduł kontrolujący dostęp uczestników do poszczególnych imprez Kongresu, bazujący na identyfikatorach z kodem kreskowym. System będzie na bieżąco kontrolował ilość dostępnych miejsc w poszczególnych kategoriach uczestnictwa, uwzględniając osoby wchodzące, wychodzące lub te, które nie wykorzystały swoich rezerwacji. Odczyt kodu kreskowego poinformuje obsługę o statusie i uprawnieniach osoby wchodzącej, co zapobiegnie obecności osób spoza listy zarejestrowanych uczestników.

EKK cieszy się dużym zainteresowaniem w Polsce i Europie. Dlatego ważne było dla nas, aby system potrafił optymalnie zarządzać wolnymi miejscami na widowni w skomplikowanych warunkach istnienia różnorodnych grup uczestników. Dodatkowym wyzwaniem są sytuacje stanowiące wyjątek od reguł określonych w regulaminie oraz nieustanny ruch osób pomiędzy imprezami. Testy pokazały, że Conrego radzi sobie wydajnie i bez problemów – mówi Agata Ganiebna, producent wykonawczy Europejskiego Kongresu Kultury.

Niezbędny sprzęt do produkcji identyfikatorów oraz czytniki kodów kreskowych dostarczy agencja SARTO Public Relations. SARTO będzie także czuwać nad całością prac Pawilonu Akredytacyjnego, obsługiwanego przez wolontariuszy. W pawilonie dostępne będą drukarki umożliwiające wydruk identyfikatorów z kodami kresowymi, udostępniona zostanie także zwykła drukarka i stanowisko komputerowe z dostępem do Internetu. Pawilon Akredytacyjny będzie także centralnym miejscem informacji o przebiegu Kongresu – wyjaśnia Mirosław Zagórski, dyrektor SARTO – Postaramy się, aby spodziewane 10 tys. osób, które pojawią się na Kongresie, jak najmniej czasu spędziło w oczekiwaniu na wejście na wybrane wydarzenie.

Dla producentów Kongresu, oprócz rozbudowanej funkcjonalności systemu Conrego, ważna była także ścisła współpraca biznesowa pomiędzy SARTO a CDN, sprawdzona już w czasie organizacji innych konferencji. Spore doświadczenie tych dwóch firm procentowało już na etapie przygotowań do Kongresu i tworzenia regulaminów dla uczestników. Dzięki temu udało się rozwiązać kilka istotnych problemów organizacyjnych i dotrzymać założonych terminów – dodaje Agata Ganiebna.

Europejski Kongres Kultury we Wrocławiu ma być jednym z najważniejszych wydarzeń polskiej prezydencji w Unii Europejskiej w roku 2011. Podczas czterech dni Kongresu, odbędą się dziesiątki spotkań i wydarzeń artystycznych z udziałem światowej sławy naukowców, artystów i filozofów, wśród których znajdą się między innymi Zygmunt Bauman, Brian Eno, Jan Fabre, Oliviero Toscani, Zbigniew Libera czy Krzysztof Penderecki. Przewidywana liczba uczestników do ponad 10 tysięcy. Organizatorami Europejskiego Kongresu Kultury są Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Narodowy Instytut Audiowizualny oraz Urząd Miejski Wrocławia.

Conrego, to internetowy system rejestracji uczestników kongresów, konferencji i seminariów pozwalający na dopasowanie modułów aplikacji do indywidualnych potrzeb klienta. System Conrego umożliwia szybką i łatwą rejestrację gości, pozwala na komunikację z uczestnikami i aktualizację informacji o nich, zarządzanie abstraktami i agendami oraz rezerwację noclegów. Aplikacja umożliwia osobom zarejestrowanym wybór dodatkowych atrakcji, a organizatorom pozwala na wgląd w szczegółowy kosztorys oraz ułatwia zestawianie danych o uczestnikach konferencji. Conrego zapewnia uczestnikom najwyższy poziom bezpieczeństwa a organizatorom daje możliwość elastycznej i łatwej koordynacji wydarzenia. Więcej na stronie www.conrego.pl i profilu na Facebooku (Facebook/Conrego).

Agencja SARTO Public Relations skupia swoją działalność w czterech obszarach: konsultingu marketingowego – doradztwie oraz planowaniu i realizacji kampanii marketingowych, public relations, organizacji szkoleń i warsztatów, a także przygotowaniu i realizacji konferencji dla klientów biznesowych, imprez integracyjnych oraz wydarzeń specjalnych. Firma działa na polskim rynku od 2000 roku. Konsultanci SARTO to zespół ludzi o różnorodnym wykształceniu i dużym doświadczeniu zawodowym, którzy dysponują niezbędnymi umiejętnościami wymaganymi przy efektywnym prowadzeniu projektów. Więcej na stronie www.sarto.pl.